Project Coordinator

Competition No. 2026-020

Full-time, permanent

Join our team as a Project Coordinator!

The City of Temiskaming Shores is seeking a motivated, independent, and organized Project Coordinatorto help with the planning and coordinating of project delivery within the community development department.

Position Details

Position: Project Coordinator
Department: Community Development
Reports To: Director of Community Development
Salary: $28.97 - $32.44 hourly

Hours: 35 hours per week

Why Temiskaming Shores?

Imagine working where breathtaking natural beauty meets meaningful career opportunities. Nestled along the shores of Lake Temiskaming, our community offers an outstanding quality of life, endless outdoor recreation, and a welcoming Northern Ontario lifestyle.

At the City of Temiskaming Shores, we are committed to:
✔ Delivering exceptional municipal services
✔ Investing in sustainable infrastructure
✔ Supporting innovation and growth
✔ Creating a positive workplace culture 

What You’ll Do:

As a Project Coordinator, you will be responsible for planning, organizing, and coordinating all aspects of project delivery within the department, with a strong focus on event management, stakeholder engagement, and sponsorship coordination. This role ensures the successful execution of industry programs and events by managing logistics, registrations, vendor relationships, and promotional activities.  

Key Responsibilities:

• Administer participant registrations, including the preparation and administration of application and registration forms.
• Oversee and maintain the online registration portal, ensuring accurate participant information and timely communications.
• Research, negotiate, and secure venues that meet project and event requirements while achieving cost-effective outcomes.
• Coordinate hotel accommodations by researching suitable properties, negotiating room blocks, and managing relationships with selected hotel providers.
• Coordinate intergovernmental relations in collaboration with the Director and the Municipal Clerk, fostering effective communication and partnerships with municipal, provincial and federal governments.
• Develop and manage sponsorship opportunities, including sponsor recruitment, relationship management, and fulfillment of sponsorship agreements.

• Track project budgets, monitor expenditures, reconcile payments, and maintain accurate financial records.
• Coordinate the design, production, and distribution of promotional and marketing materials.
• Represent the Corporation at mining industry trade shows and events to promote programs and engage with prospective participants and stakeholders.
• Liaise with trade show organizers to coordinate logistics, booth requirements, exhibitor services, and event schedules.
• Plan and implement the Speaker Series at the PDAC Convention, including speaker coordination, scheduling, logistics, and on-site support.
• Recruit, schedule, and supervise volunteers, ensuring all event-related tasks are completed efficiently.
• Coordinate multiple project timelines, deliverables, and stakeholder communications to ensure successful project execution.
• Maintain effective relationships with vendors, sponsors, speakers, volunteers, and industry partners.
• Prepare reports, maintain project documentation, and provide administrative support as required.
• Perform any other duties as needed and requested by the managing Director.

Required Qualifications

• Diploma from an accredited institution in Business Administration, Event Management, Project Management, Marketing, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
• Experience coordinating events, conferences, trade shows, or industry programs.
• Strong organizational and project management skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Experience assisting with budgets, financial tracking, and payment reconciliation.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Strong negotiation and relationship management abilities.
• Proficiency with Microsoft Office Suite and online registration or event management systems.
• Willingness to travel and work occasionally during evenings and weekends to attend events.
• Bilingualism is considered an asset. 

Why Join Our Team?

We Offer:

• Competitive wages and benefits
• Defined OMERS pension plan
• Meaningful and impactful municipal work
• Opportunities for professional growth and development
• A supportive and collaborative workplace culture
• The chance to live and work in one of Northern Ontario’s most beautiful communities

Apply Today:

Qualified candidates are invited to submit a resume and cover letter outlining their qualifications and experience quoting Job Competition No. 2026-020 no later than Tuesday September 15th, 2026, by regular mail or email to:

Erica Logan

Human Resources Coordinator

P.O Box 2050, 325 Farr Drive

Haileybury, ON, P0J1K0

careers@temiskamingshores.ca 

The Corporation of the City of Temiskaming Shores is an equal opportunity employer and is committed to provide employment opportunities without discrimination and in accordance with The Ontario Human Rights Code and the AODA Act. Accommodations are available upon request for candidates taking part in all aspects of the selection process. We appreciate the interest expressed by all applicants, however, only those selected for an interview will be contacted.

Coordonnateur(trice) de projets

Concours no 2026-020

Poste permanent à temps plein

Joignez-vous à l’équipe du Service du développement communautaire à titre de coordonnateur(trice) de projets!

La Ville de Temiskaming Shores est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de projets motivé(e), autonome et organisé(e) pour appuyer la planification et la coordination de la réalisation des projets au sein du Service.

Détails du Poste : Coordonnateur(trice) de projets

Service : Service du développement communautaire
Relève du : Directeur du Service du développement communautaire
Salaire : 28,97 $ à 32,44 par $ l’heure
Horaire : 35 heures par semaine

Pourquoi choisir Temiskaming Shores?

Imaginez travailler dans un endroit où la beauté naturelle exceptionnelle rencontre des possibilités de carrière enrichissantes. Située au bord du lac Témiscamingue, notre communauté offre une qualité de vie remarquable, de nombreuses activités de plein air et un mode de vie accueillant dans le Nord de l’Ontario. 

À la Ville de Temiskaming Shores, nous nous engageons à :
✔ Offrir des services municipaux de grande qualité
✔ Investir dans des infrastructures durables
✔ Favoriser l’innovation et la croissance
✔ Maintenir un milieu de travail positif et collaboratif

Ce que vous ferez :

À titre de coordonnateur(trice) de projets, vous serez responsable de la planification, de l’organisation et de la coordination de tous les aspects de la réalisation des projets au sein du Service, en mettant un accent particulier sur la gestion d’événements, la mobilisation des intervenants et la coordination des commandites. Ce poste veille à la réalisation réussie des programmes et des événements de l’industrie en assurant la gestion de la logistique, des inscriptions, des relations avec les fournisseurs et des activités promotionnelles.

Responsabilités principals:

• Administrer les inscriptions des participants, y compris la préparation et la gestion des formulaires de demande et d’inscription.
• Superviser et assurer la gestion du portail d’inscription en ligne, en veillant à l’exactitude des renseignements des participants et à l’envoi des communications en temps convenable.
• Effectuer des recherches, négocier et réserver des lieux répondant aux exigences des projets et des événements tout en obtenant le meilleur rapport qualité-prix.
• Coordonner les réservations d’hébergement en recherchant des établissements appropriés, en négociant des blocs de chambres et en gérant les relations avec les hôtels retenus.
• Coordonner les relations intergouvernementales en collaboration avec le directeur, en favorisant une communication efficace et des partenariats avec les gouvernements municipaux, provinciaux et fédéral.
• Élaborer et gérer les possibilités de commandite, y compris le recrutement des commanditaires, la gestion des relations et le respect des ententes de commandite.
• Assurer le suivi des budgets de projets, surveiller les dépenses, effectuer le rapprochement des paiements et tenir des dossiers financiers précis.
• Coordonner la conception, la production et la distribution du matériel promotionnel et de marketing. 
• Représenter la Corporation lors de salons professionnels et d’événements de l’industrie minière afin de promouvoir les programmes et d’établir des liens avec des participants potentiels et des intervenants.
• Collaborer avec les organisateurs de salons professionnels afin de coordonner la logistique, les exigences relatives aux kiosques, les services aux exposants et les horaires des événements.
• Planifier et mettre en œuvre la série de conférences dans le cadre du congrès de la PDAC, notamment en coordonnant les conférenciers, les horaires, la logistique et le soutien sur place.
• Recruter, planifier et superviser les bénévoles afin de veiller à ce que toutes les tâches liées aux événements soient exécutées efficacement.
• Coordonner plusieurs échéanciers de projets, livrables et communications avec les intervenants afin d'assurer la réussite des projets.
• Maintenir des relations efficaces avec les fournisseurs, les commanditaires, les conférenciers, les bénévoles et les partenaires de l’industrie.
• Préparer des rapports, tenir à jour la documentation des projets et fournir un soutien administratif au besoin.
• Effectuer toute autre tâche connexe, au besoin, à la demande du directeur gestionnaire.

Qualifications requises

• Diplôme en administration des affaires, en gestion d'événements, en gestion de projets, en marketing ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Expérience en coordination d'événements, de conférences, de salons professionnels ou de programmes destinés à l'industrie.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de projets, avec la capacité de gérer simultanément plusieurs priorités.
• Expérience dans le soutien à la gestion des budgets, au suivi financier et au rapprochement des paiements.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Compétences en négociation et en gestion des relations avec les partenaires.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes d'inscription en ligne ou de gestion d'événements.
• Disponibilité pour effectuer des déplacements et travailler occasionnellement en soirée et les fins de semaine afin de participer à des événements.

• Le bilinguisme (français et anglais) est considéré comme un atout.

Pourquoi vous joindre à notre équipe?

Nous offrons :

• Un salaire et des avantages sociaux compétitif

• Régime de retraite à prestations déterminées OMERS

·         Travail valorisant dans le secteur municipal

• Possibilités de perfectionnement et de développement professionnel
• Un milieu de travail collaboratif et bienveillant
• La possibilité de vivre et travailler dans l’une des plus belles communautés du Nord de l’Ontario

Soumettez votre candidature :

Les candidat(e)s qualifié(e)s sont invités à soumettre leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation décrivant leurs qualifications et leurs expériences, en indiquant le concours no 2026-020, au plus tard le 15 septembre 2026, par courrier ou par courriel à:

Erica Logan
Coordonnatrice des ressources humaines                                                                                                      C.P. 2050, 325 prom Farr
Haileybury, ON, P0J 1K0
Courriel : emplois@temiskamingshores.ca

La Corporation de la Ville de Temiskaming Shores souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi s’engage à offrir des possibilités d’emploi sans discrimination, conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario ainsi qu’à la Loi sur l’accessibilité (LAPHO / AODA). Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux candidat(e)s participant(e) à toutes les étapes du processus de sélection. Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature; toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.