The person selected to fill the combined role of assistant receiving clerk and administrative assistant will take on various responsibilities to support multiple departments, primarily in receiving and administration.

Responsibilities
- Receive products from vendor deliveries;
- Ensure packing lists match orders;
- Unpack, inspect and code products;
- Record product shortages and reject damaged goods;
- Process orders in the inventory software;
- Assist with inventory control and counts;
- Perform document scanning, double-checking and shredding.
- Make sure products are stored and organized in their proper place;
- Maintain a clean work environment in the receiving area;
- Handle garbage and recycling program;
- Answer the telephone with tact and courtesy;
- Balance daily sales and receipts for each cash register;
- Assist with weekly flyers and sales;
- Verify and send orders;
- Run errands (ex: get the mail, make the bank deposit);
- Interact with clients and ensure excellent customer service;
- Perform other administrative tasks as required.

Our ideal candidate
- Warehouse experience would be an asset;
- Physical stamina - ability to lift heavy boxes and packages up to 30 lbs.;
- Math & computer skills - ability to use the inventory management software;
- Excellent organizational and communication skills;
- Must have attention to detail and accuracy;
- Must be alert and safety conscious at all times;
- Proven ability to multi-task;
- Bilingual (French and English).
- Communicate with clients in a pleasant manner at all times;
- Autonomy, patience and empathy;
- Excellent work ethic;
- Teamwork and ability to work alone;
- Must be available until 6 p.m. or later as needed.

Qualifications
- College or University diploma in office administration;
- One (1) to two (2) years of relevant work experience in an administrative assistant role.

What we offer
- Group Health Benefits Plan;
- Group Registered Retirement Plan;
- Employee discount;
- Positive work-life balance schedule.

To apply
Please send your résumé to the attention of General Manager before July 13th, 2026 at 4 p.m.
- In person: 1509 Highway 11 West
- Email: hr@novena.ca
We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

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La personne choisie pour combler le poste combiné d’assistant(e) commis à la réception ainsi qu’assistant(e) administratif(ve) occupera différents rôles pour aider à plusieurs départements, principalement au « receiving » et en administration.

Responsabilités
- Recevoir la marchandise des livraisons des fournisseurs;
- S'assurer que la marchandise sur la liste de contrôle correspond à la commande;
- Dépaqueter, inspecter et coder les produits;
- Noter la marchandise manquante ou endommagée;
- Entrer les commandes dans le logiciel d’inventaire;
- Aider à gérer l’inventaire;
- Faire du « scanning, du double-checking et du shredding »
- S’assurer que les produits sont organisés et placés au bon endroit;
- Maintenir un environnement propre et sécuritaire dans la zone de réception;
- Vider les poubelles et trier les articles recyclables;
- Répondre au téléphone avec tact et courtoisie;
- Balancer les caisses à l’aide du système informatique;
- Aider à préparer les ventes et les circulaires;
- Vérifier et envoyer les commandes;
- Faire des courses (ex: aller chercher le courrier, faire le dépôt à la banque);
- Interagir avec les clients et assurer un excellent service à la clientèle;
- Effectuer autres tâches administratives selon le besoin

Notre candidat(e) idéal(e)
- Expérience de travail dans un entrepôt serait un atout;
- Endurance physique; capacité de lever des boîtes et paquets jusqu’à 30 lb;
- Compétences en mathématiques et en informatique – capacité à utiliser un système d’inventaire informatisé
- Organisé(e) et capable de bien communiquer;
- Doit avoir le souci du détail et de la précision;
- Doit être alerte et soucieux de la sécurité au travail
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
- Bilingue (français et anglais);
- Communiquer avec les clients de façon courtoise;
- Autonome, patient(e) et empathique;
- Excellente éthique de travail;
- Travail d'équipe mais doit également travailler seul;
- Doit être disponible jusqu’à 18 h ou plus tard selon le besoin.

Qualifications
- Diplôme d'études collégiales ou universitaires en administration de bureau;
- Une (1) à deux (2) années d'expérience professionnelle pertinente dans un poste d'assistant(e) administratif(ve).

Ce que nous offrons
- Régime collectif d'assurance-maladie;
- Régime de retraite collectif enregistré;
- Rabais pour les employés;
- Horaire de travail qui favorise la conciliation travail-famille.

Pour postuler
Veuillez faire parvenir votre CV à l'attention de la Directrice générale avant le 13 juillet 2026, 16 h.
- En personne: 1509 Autoroute 11 Ouest
- Courriel: hr@novena.ca
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Nous communiquerons seulement avec les candidat-e-s retenu-e-s pour une entrevue.